« Chers » e-mails

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Selon les statistiques, une majorité de salariés passe 2 heures par jour à gérer ses e-mails… Nous passons beaucoup de temps avec eux, car nous les chérissons, n’est-ce pas ? 

 

Normalement, lorsque nous aimons quelqu’un ou quelque chose, nous apprécions passer du temps en sa compagnie. Ce serait donc pour cela que nous consacrons du temps à nos e-mails ? Ou alors y-a-t-il une autre explication à la durée de notre relation avec nos « chers » e-mails ?

Soyons francs, nos e-mails nous sont chers… nous ne pourrions plus vivre sans eux. Notre adresse e-mail est presque aussi importante que notre prénom, nom et numéro de téléphone.

Nos e-mails sont certes bien utiles… mais ils sont aussi bien envahissants et chronophages !  Explorons la face cachée de certains de nos comportements liés à nos « chers » e-mails.

Envoyer un e-mail de manière pertinente et efficace, signifie que nous devons prêter attention à son contenu afin qu’il soit utile, c’est-à-dire qu’il apporte une valeur ajoutée.  De plus, nous devons nous soucier d’envoyer l’e-mail au bon destinataire, pour que son contenu soit utilisé.
L’e-mail nous demande un double effort.

Vu ce double effort, lorsque nous envoyons un e-mail à un destinataire, celui-ci se « doit » de répondre, ou du moins nous pensons qu’il « doit » le faire, sinon quel manque de gratitude !
L’e-mail nous pousse à une forme de communication « forcée ».

Nous faisons suivre un e-mail à d’autres destinataires afin d’éviter d’être à l’origine d’une non diffusion de l’information. Et c’est très facile : il y a la fonction magique « faire suivre ». C’est une intention louable, sauf que lorsque ce réflexe est commun à tous, nous nous retrouvons submergés de messages pas souvent pertinents.
L’e-mail nous incite à l’explosion des boucles de messages.

Envoyer un e-mail à un destinataire, c’est ajouter une tâche à sa to-do-list. L’ouvrir, le lire pour valider son utilité, demande une attention et du temps, c’est-à-dire des ressources. Lorsque nous multiplions par le nombre d’e-mails reçus quotidiennement, cela représente une tâche qui a tendance à se répandre fortement !
L’e-mail n’est pas gratuit, il a un coût.

Que faire alors avec nos e-mails ?

Option 1 : les éliminer définitivement… Certes non ! Nous les aimons et nous en avons besoin.

Option 2 : les limiter et les utiliser de manière plus ciblée, en s’appuyant sur des solutions alternatives qui permettent de palier à certains inconvénients. Ce serait là une voie intéressante pour les entreprises soucieuses de rechercher la productivité des équipes et de leurs échanges.

Une première étape sur cette voie est de partager le même constat sur nos « chers » e-mails.

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